Il procedimento amministrativo si articola in quattro fasi principali fase dell’iniziativa, fase istruttoria, fase decisoria e fase integrativa dell’efficacia.
La fase dell’iniziativa rappresenta il momento propulsivo dell’azione amministrativa.
L’iniziativa può provenire dall’Amministrazione stessa (c.d. “procedimento ad istanza d’ufficio”) o da un soggetto privato (c.d. “procedimento ad iniziativa privata”).
Nel primo caso, l’iniziativa d’ufficio può provenire dallo stesso organo competente per il procedimento (iniziativa autonoma) o da un’altra Autorità, che sollecita l’avvio del procedimento attraverso una proposta o una richiesta (iniziativa eteronoma).
Nel secondo caso, invece, è il privato che stimola l’Amministrazione competente ad avviare un procedimento, rivolgendo ad essa una istanza, una denunzia o un ricorso.
La fase iniziale: L’ISTANZA INTERATTIVA
A) Attenersi al CAD Art. 65 – Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica
B) Consentire agli utenti di accedere con SPID o CIE per definire con l’uso delle tecnologie il contenuto dell’istanza, permettendo la compilazione interattiva dell’istanza con inserimento del contenuto ed aggiunta di eventuale documentazione richiesta dall’istanza.
C) Tracciamento dell’istanza consultabile dall’interessato.
CAD Art. 65 – Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via
telematica
La firma digitale è l’unico strumento telematico per la sottoscrizione di un documento, assume in questo contesto anche valore di strumento idoneo a dare valore ad un istanza inviata digitalmente: non quindi firma come sottoscrizione del documento, ma firma come identificativo del mittente.
La firma digitale rende valida la presentazione di istanze e dichiarazioni inviate con posta elettronica (normale o certificata) Ugualmente valida è la presentazione di un’istanza sottoscritta con firma digitale e compilata con modalità interattiva (previo identificazione SPID/CIE).
Occorre precisare che non in tutti i casi in cui si invia un’istanza è necessaria una sottoscrizione. Può essere sufficiente la semplice identificazione informatica (CAD Articolo 65, comma 1, lettere
b) e c), prevede che SPID-CIE possono essere utilizzati come strumenti per la presentazione di
istanze e dichiarazioni nei limiti stabiliti da ciascuna amministrazione).
Dalla fase dell’iniziativa … alla Fase istruttoria
costituisce la fase centrale del procedimento amministrativo, essendo volta ad acquisire i fatti, a rilevare gli interessi coinvolti nel procedimento e a valutare e ponderare gli stessi ai fini dell’adozione del provvedimento finale.
L’istruzione del procedimento compete normalmente alla stessa Autorità cui spetta l’adozione del provvedimento finale.
La Legge n. 241/1990 impone che ogni procedimento venga assegnato alla responsabilità di una specifica “unità organizzativa” (ufficio o servizio), in modo che il cittadino abbia sempre un interlocutore identificabile. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa deve assegnare a sé o ad altro dipendente (addetto all’unità stessa) la responsabilità del procedimento: se non lo fa, è considerato egli stesso responsabile.
Bene, all’interno della Fase Istruttoria abbiamo la verificazione ed elaborazione dei fatti
La verificazione ed elaborazione dei fatti è volta ad accertare i fatti che costituiscono il presupposto del provvedimento; nella elaborazione l’amministrazione non si limita ad un riscontro oggettivo dei fatti in quanto compie anche operazioni intellettive e procede all’attività di valutazione dei medesimi ed alla ponderazione degli interessi in gioco per la adozione dell’atto finale.
In questa fase gli strumenti tecnologici devono consentire il dialogo diretto tra i sistemi informativi, finalizzato ad acquisire i dati e, ove possibile, elaborarli e trasformarli in una decisione amministrativa……..
CAD Art. 60 Comma 2-bis
Banche Dati disponibili
La normativa prevede che i dati di cui dispone ciascuna amministrazione pubblica devono essere raccolti conservati e resi disponibili in modo che le altre amministrazioni, ed i privati quando consentito, possano fruire e riutilizzare i dati medesimi.
No all’accesso indiscriminato alla banca dati dell’amministrazione detentrice del dato, bensì operazioni regolamentate e differenziate a seconda del singolo procedimento.
Ciascun applicativo dovrà consentire solo ed unicamente la condivisione dei medesimi dati che sarebbero stati acquisiti con una normale richiesta effettuata con modalità cartacee.
dalla Fase Istruttoria alla FASE DECISORIA
La fase decisoria è quella in cui si determina il contenuto dell’atto da adottare e si provvede alla formazione e all’emanazione dello stesso: il provvedimento amministrativo.
Per poter estendere l’uso delle tecnologie nella fase decisoria e valutativa occorre prevedere l’adozione di applicativi informatici in grado di elaborare le informazioni acquisite sulla base di istruzioni preventivamente definite ed inserite nei software.
Criteri da adottare per la scelta della piattaforma informatica
Le istruzioni contenute nel software di gestione dei procedimenti informatici non sono altro che la scomposizione sequenziale dei singoli passaggi amministrativi svolti dall’amministrazione nell’azione procedimentale nel quale sono previste diverse soluzioni che sono formulate a seguito delle diverse informazioni acquisiste ed all’interno di una gamma di ipotesi predefinite, tra le quali è possibile
individuare, a mero titolo esemplificativo, l’accoglimento ed il rigetto.
Considerato inoltre che i criteri con i quali viene strutturato il programma informatico di gestione dei procedimenti, trovano la loro fonte nelle norme, negli atti amministrativi generali, nei decreti e negli
altri atti amministrativi con specifico riferimento alla singola situazione sulla base delle quali possono essere delineate analogo numero di fattispecie concrete.
La piattaforma informatica adottata deve determinare la sussistenza o l’insussistenza di tutti gli elementi previsti per l’adozione dell’atto richiesto con la conseguente adozione o diniego dell’atto medesimo.
Edificio di interesse storico od artistico, che si presenti pericolante
Nell’esercizio dei suoi poteri di intervento d’urgenza, l’autorità deve tener conto di vari
interessi quali:
A) quello alla conservazione dell’edificio (valore culturale o turistico)
B) quello dell’abbattimento dello stesso per la tutela della pubblica incolumità:
C) quello alla chiusura della zona al traffico cittadino la scelta verterà sull’interesse ritenuto prevalente
tale potere, che costituisce esso stesso l’esercizio della potestà pubblica, può essere esercitato utilizzando tecnologie automatizzate, in funzione di categorie di atti o ipotesi di provvedimenti dai contenuti preventivamente determinati (potremmo definirla una discrezionalità standardizzata…. ossimoro).
La fase integrativa dell’efficacia è una fase eventuale, che serve a conferire efficacia al provvedimento che ne sia ancora privo.
E’ distinta in due momenti: quella del controllo dell’atto e quello della comunicazione finalizzato a comunicare l’atto agli interessati.
Se di regola il provvedimento finale è già perfetto ed efficace a seguito della sua emanazione da parte dell’organo che ha istruito il procedimento, in alcuni casi l’efficacia risulta subordinata alla necessità di un controllo da parte di un’autorità diversa dall’organo procedente o dalla necessità di comunicare il provvedimento stesso al suo destinatario: proprio in questi casi si apre la fase eventuale, volta ad integrare l’efficacia del provvedimento mediante l’apertura di un sub-procedimento di controllo o di comunicazione.
RISPETTO DEI LIVELLI ESSENZIALI DELLE PRESTAZIONI
Costituiscono Livelli Essenziali delle Prestazioni (L.E.P.) per la gestione del procedimento le disposizioni della legge 241/1990 concernenti gli obblighi di:
A. garantire la partecipazione dell’interessato al procedimento;
B. individuarne un responsabile del procedimento;
C. concludere il procedimento entro il termine prefissato;
D. assicurare l’accesso alla documentazione amministrativa;
E. assicurare il rispetto delle disposizioni attinenti la dichiarazione di inizio
attività e del silenzio assenso.
Conclusioni
LA GESTIONE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO RICHIEDE
LA RIVISITAZIONE DEI PROCESSI INTERNI
LA RIORGANIZZAZIONE DELLE RISORSE PROFESSIONALI
L’ADOZIONE DI PIATTAFORME INFORMATICHE “INTELLIGENTI”
MA PRIMA DI TUTTO