L’introduzione delle tecnologie in un processo di lavoro comporta necessariamente la riorganizzazione dei sistemi di lavoro, essendo evidente, come l’informatizzazione di un procedimento non si possa limitare alla sola trasformazione del/dei suoi processi da manuale ad automatico.
Per rendere concrete le innovative disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, in primo luogo occorre procedere ad una ripensamento dei c.d. processi organizzativi, in modo tale che i tempi e i modi dell’agire amministrativo possano essere conciliati con l’introduzione dell’informatica e della telematica nelle operazioni quotidiane.
Il protocollo informatico della PA è parte integrante della gestione documentale – non si può scegliere una piattaforma di digitalizzazione dei documenti informatici senza acquisire ed integrare in essa un valido sistema di gestione informatica del protocollo.
Un sistema di gestione informatico di protocollo deve essere strutturato secondo una classificazione logica dei documenti informatici amministrativi.
La classificazione ha il fine di organizzare logicamente tutti i documenti amministrativi informatici
prodotti o ricevuti da un ente nell’esercizio delle sue funzioni. L’attività di classificazione si avvale del piano di classificazione che mappa, su più livelli gerarchici, tutte le funzioni dell’ente.
La classificazione è un’attività obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti dell’AOO e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti dalla stessa AOO sottoposti o meno alla registrazione di protocollo, ai sensi degli articoli 56 e 64, comma 4, del TUDA. Le informazioni relative alla classificazione nei casi dei documenti amministrativi informatici costituiscono parte integrante dei metadati previsti per la formazione dei documenti medesimi.
L’articolo 56 del TUDA prevede che: “Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni”.
L’articolo 64, comma 4, del TUDA prevede che: “Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo”.
IL CATALOGO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
Compito dell’Ente Locale è quello di provvedere all’approvazione con Delibera di un catalogo dei procedimenti, amministrativi al fine di favorire la partecipazione degli utenti e di assicurare la trasparenza e l’imparzialità dell’azione amministrativa.
Si tratta dello schema di anagrafe dei procedimenti da redigersi secondo il seguente articolo di legge:
D.Lgs. 14 marzo 2013 n. 33 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione da parte delle pubbliche Amministrazioni.
Art. 35 Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l’acquisizione d’ufficio dei dati.
I procedimenti amministrativi di competenza dell’Amministrazione Comunale e i loro tempi di conclusione sono censiti/aggiornati ogni anno con deliberazione della Giunta Comunale.