Dematerializzazione, PEC e Firma digitale ed elettronica

Con la dematerializzazione vi è un conseguente e progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno della Pubblica Amministrazione: la missione consiste nel ricorrere alle tecnologie più innovative per arrivare alla definitiva eliminazione della carta e alla sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.

La piena riuscita del processo di dematerializzazione è garantita anche dall’applicazione diffusa e sistematica di tutti quegli strumenti disponibili a garantire l’autenticità dei documenti e all’adozione di sistemi di classificazione univoci e dettagliati che includano procedure per la conservazione e la selezione dei documenti:

• Protocollazione e gestione documentale;

• Classificazione e Fascicolazione;

• Firma digitale;

• Posta elettronica certificata;

• Conservazione delle risorse digitali.

PEC

La PEC è un sistema di posta elettronica i cui messaggi assumono il valore di una raccomandata, ragion per cui ha valore legale ed è un sistema di comunicazione obbligatorio per imprese, pubbliche amministrazioni e liberi professionisti e cittadini.

Una sorta di domicilio digitale quale indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale.

Gli indirizzi Pec delle Pubbliche amministrazioni, sono istituiti per ogni registro di protocollo e comunicati al DigitPA e sono disponibili sull’archivio informatico accessibile attraverso il sito www.indicepa.gov.it, fonte ufficiale e riferimento per gli adempimenti previsti per le amministrazioni.

È stato inoltre sviluppato il sito www.paginepecpa.gov.it volto a rendere più semplice la ricerca degli indirizzi Pec per il cittadino.

Il mancato assolvimento degli adempimenti relativi alla Pec influisce ai fini della misurazione della performance individuale e organizzativa strumentale al calcolo della retribuzione di risultato dei Dirigenti degli uffici preposti (D. lgs. 150/09).

Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata.

Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con precisa indicazione temporale.

Firma digitale ed elettronica

La firma digitale rappresenta il metodo più sicuro per siglare documenti informatici attribuendo pieno valore probatorio: si tratta infatti di una tipologia di firma elettronica qualificata che, basandosi su due chiavi, una privata in possesso solo del titolare della firma e una pubblica per decrittare l’altra, permette di accertare con assoluta sicurezza l’identità corrispondente alla firma stessa.

La firma digitale permettendo l’accertamento dell’identità dei mittenti e dei destinatari nello scambio dei documenti originali all’interno delle pubbliche amministrazioni, offre la possibilità di effettuare procedure on-line, velocizzando e snellendo l’azione amministrativa e semplificando la vita dei cittadini: la pubblica amministrazione è infatti obbligata ad accettare i documenti firmati digitalmente.

La firma elettronica qualificata (FEQ) – o digitale – è il risultato di una procedura informatica, detta validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici.

Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni.

Sono ormai numerose le applicazioni che utilizzano la [2]firma digitale nell’ambito della pubblica amministrazione: per esempio le imprese trasmettano telematicamente i bilanci firmati digitalmente, alle Camere di Commercio, i dirigenti dei servizi pubblici firmano ormai tutte le comunicazioni con la firma digitale; i cittadini hanno la possibilità di inviare istanze e dichiarazioni alla pubblica amministrazione in modalità telematica.

A maggior garanzia delle procedure informatiche nella pubblica amministrazione con l’introduzione del D.lgs. n. 217 del 2017 è stata garantita maggiore certezza giuridica alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedendo che non solo quelli firmati digitalmente o con altra firma elettronica qualificata, ma anche quelli firmati con firme elettroniche diverse possono, a certe condizioni, produrre gli stessi effetti giuridici e disporre della stessa efficacia probatoria senza prevedere l’intervento di un giudice caso per caso.

Inoltre è stata rafforzata l’applicabilità dei diritti di cittadinanza digitale e promosso l’innalzamento del livello di qualità dei servizi pubblici e fiduciari in digitale, istituendo presso l’AGID l’Ufficio del Difensore civico per il digitale, con le funzioni di raccolta di eventuali segnalazioni relative a presunte violazioni delle norme del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e di decisione in merito alla corretta attuazione della legge sull’accessibilità agli strumenti informatici per le persone con disabilità.

C.A.D Introduzione e Novità

Per uniformare e organizzare le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese è stato istituito con il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che nel tempo ha subito modifiche ed integrazioni prima con il decreto legislativo n. 176 del 2016 e, per promuovere meglio e rendere effettivi e concreti i diritti di cittadinanza digitale con il D. Lgs. n. 217 del 13 dicembre 2017.

Con l’ultima modifica è stata rafforzata la natura di carta di cittadinanza digitale della prima parte del CAD con disposizioni volte ad attribuire a cittadini e imprese i diritti all’identità e al domicilio digitale, alla fruizione di servizi pubblici online e mobile oriented, a partecipare effettivamente al procedimento amministrativo per via elettronica e a effettuare pagamenti online.

Inoltre, è stata promossa l’integrazione e l’interoperabilità tra i servizi pubblici erogati dalle pubbliche amministrazioni in modo da garantire a cittadini e imprese il diritto a fruirne in maniera semplice.

I diritti di cittadinanza digitali si concretizzano principalmente nella possibilità per il cittadino e le imprese di utilizzare l’identità digitale, il domicilio digitale, i pagamenti con le modalità informatiche e la comunicazione mediante le tecnologie dell’informazione.

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